Vilkår og betingelser

Tjenesten leveres af Keyton ApS, CVR-nr. 38508571, Aalborg, Danmark ("Leverandøren"). Leverandøren kan kontaktes på support@flexnu.dk eller telefon +45 78 70 78 75.

"Kunden" er den virksomhed, der indgår aftale om brug af Tjenesten. "Brugere" er de medarbejdere og øvrige personer, som Kunden giver adgang til Tjenesten. Kunden indestår for, at den person, der accepterer Vilkårene, er bemyndiget til at forpligte Kunden.

Leverandøren stiller en SaaS-platform til administration af flex-trafik for vognmænd ("Tjenesten") til rådighed som en abonnementsbaseret onlinetjeneste. Tjenesten leveres "as a service" via internettet, og Leverandøren forestår drift, vedligeholdelse og løbende videreudvikling.

Tjenestens nøjagtige funktionelle afgrænsning, moduler og eventuelle tilkøb fastlægges i hovedkontrakten. Leverandøren kan løbende foretage forbedringer, opdateringer og ændringer i Tjenestens funktionalitet, forudsat at sådanne ændringer ikke væsentligt forringer den aftalte kernefunktionalitet i bindingsperioden.

Tjenesten leveres som en webbaseret løsning (SaaS). Kunden er selv ansvarlig for eget udstyr, herunder mobile enheder og internetadgang, for at anvende systemet i driften.

Leverandøren tildeler Kunden de fornødne adgange til Tjenesten. Kunden administrerer selv oprettelse og rettighedsstyring af sine Brugere og er ansvarlig for al aktivitet, der foregår under Kundens og Brugernes adgange.

Acceptabel brug

Kunden og Kundens Brugere skal anvende Tjenesten i overensstemmelse med Vilkårene og gældende lovgivning. Kunden indestår navnlig for, at:

• adgangskoder og logins holdes fortrolige og kun anvendes af de personer, de er tildelt til;
• Brugerne er instrueret i korrekt brug af Tjenesten, herunder Kundens egne forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne;
• Tjenesten ikke anvendes til ulovlige, krænkende eller skadelige formål eller på en måde, der overbelaster eller forstyrrer Tjenesten for andre;
• der ikke gøres forsøg på at omgå sikkerheds- eller adgangsforanstaltninger, foretage uautoriseret indtrængen, foretage automatiseret masseindlæsning af data eller foretage reverse-engineering, dekompilering eller kopiering af Tjenesten.

Ved væsentlig eller gentagen overtrædelse, eller hvor der er rimelig grund til at antage en sikkerhedsrisiko, kan Leverandøren suspendere adgangen helt eller delvist uden forudgående varsel for at beskytte Tjenesten og dens øvrige brugere. Leverandøren underretter Kunden herom snarest muligt.

Licenser. Tjenesten afregnes månedsvis efter det antal licenser, Kunden har valgt. Én licens er én plads i Kundens vognloft: én vogn, der kan være aktiv ad gangen. En vogn er aktiv, så længe den ikke er arkiveret i Tjenesten. Antallet af chauffører er ubegrænset og indgår ikke i afregningen. Kunden vælger og ændrer selv antallet under Licenser i Vognmandsportalen. Antallet af aktive vogne kan ikke overstige antallet af licenser, og antallet af licenser kan ikke sænkes til under antallet af aktive vogne.

Månedens antal. En måned faktureres med det antal licenser, Kunden havde ved månedens begyndelse. En forhøjelse kan tages i brug straks, men slår først igennem på faktureringen fra den 1. i den følgende måned; en nedsættelse gælder ligeledes for faktureringen fra den 1. i den følgende måned. Sænker Kunden antallet igen i samme kalendermåned, som det blev forhøjet, faktureres den måned i stedet med det højeste antal licenser, Kunden har haft i måneden. Der regnes ikke forholdsmæssigt, og antallet af chauffører ændrer ikke faktureringen. Den kalendermåned, Kundens konto oprettes i, er gratis; første faktura dækker den følgende hele kalendermåned, også hvis Tjenesten først tages i brug over for trafikselskabet midt i den.

Undervognmænd. Hovedvognmandens licenser dækker også hovedvognmandens undervognmænd: undervognmændenes aktive vogne indgår i hovedvognmandens vognloft, og alle licenser faktureres hos hovedvognmanden. Hovedvognmanden kan fordele licenser til sine undervognmænd; fordelingen ændrer ikke fakturaen. Undervognmændenes adgang til Vognmandsportalen er uden beregning.

Pris, gratis måneder og opgørelse. Konkrete priser fremgår af tilbuddet/ordrebekræftelsen og oplyses skriftligt inden aftaleindgåelse. Er der aftalt gratis måneder, betaler Kunden ikke licensprisen i de aftalte kalendermåneder. Gives de gratis måneder i en kampagne, ligger kampagnens gratis måneder i kalendermånederne efter Kundens oprettelsesmåned, som er gratis i forvejen, jf. ovenfor, og kampagnens vilkår står på flexnu.dk/licens. Flexnu opgør hver måned antallet af licenser og beløbet ud fra Kundens registrerede licensændringer, så opgørelsen kan gentages og afstemmes. Medmindre andet er aftalt i hovedkontrakten, afregnes der månedsvis bagud for en afsluttet kalendermåned, og alle priser er angivet eksklusive moms og eventuelle afgifter. Er en anden afregningsmodel aftalt i hovedkontrakten, gælder den i stedet.

Eksisterende aftaler. For en Kunde, hvis konto er oprettet før den 21. september 2026, gælder den afregningsmodel, der gjaldt ved aftalens indgåelse, herunder afregning efter antallet af aktive driver-licenser, indtil Leverandøren har givet skriftligt varsel om ændringen efter afsnit 11. For konti oprettet fra den 10. september 2026 er det det bestilte antal licenser, dog mindst antallet af aktive driver-licenser den 1. i måneden.

Ved manglende rettidig betaling kan Leverandøren udsende rykkere med et fast rykkergebyr til dækning af faktiske administrative omkostninger. Leverandøren beregner ikke renter eller rentetilskrivning på forfaldne beløb. Leverandøren kan efter forudgående skriftligt varsel suspendere adgangen til Tjenesten, indtil forfaldne beløb er betalt; suspendering fritager ikke Kunden for betalingsforpligtelsen i den aftalte periode.

Alle immaterielle rettigheder til Tjenesten — herunder software, kildekode, design, dokumentation, varemærker og knowhow — tilhører Leverandøren eller dennes licensgivere. Vilkårene overdrager ingen ejendomsret, men giver Kunden en tidsbegrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret til Tjenesten i aftaleperioden og i overensstemmelse med Vilkårene.

Data, som Kunden eller Kundens Brugere indlæser i Tjenesten ("Kundedata"), forbliver Kundens ejendom. Leverandøren erhverver ingen rettigheder til Kundedata ud over det, der er nødvendigt for at levere Tjenesten og opfylde sine forpligtelser. Kunden giver Leverandøren ret til at anvende anonymiserede og aggregerede data, der ikke kan henføres til Kunden eller fysiske personer, til drift, statistik og videreudvikling af Tjenesten.

Tjenesten leveres som en standardiseret onlinetjeneste. Leverandøren indestår for at levere Tjenesten professionelt og fagligt forsvarligt, men giver ingen garanti for, at Tjenesten er uafbrudt, fejlfri eller egnet til et bestemt formål ud over det udtrykkeligt aftalte.

Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder driftstab, avancetab, tab af goodwill, tab af data eller tab som følge af forhold hos tredjeparter, som Tjenesten afhænger af (fx internet- og teleudbydere, hostingleverandører eller andre underleverandører).

Leverandørens samlede ansvar over for Kunden er — medmindre andet er aftalt i hovedkontrakten — begrænset til det beløb, Kunden har betalt for Tjenesten i de seneste tolv (12) måneder forud for det ansvarspådragende forhold.

Ovenstående ansvarsfraskrivelser og ansvarsbegrænsninger gælder ikke for tab forårsaget af Leverandørens forsæt eller grove uagtsomhed, ved personskade eller i øvrigt i det omfang, ansvar ikke kan begrænses efter ufravigelig dansk ret.

Leverandøren tilstræber en høj og stabil tilgængelighed af Tjenesten med et vejledende driftsmål på 99,9% månedlig oppetid, opgjort eksklusive planlagt vedligeholdelse og forhold uden for Leverandørens kontrol. Driftsstatus offentliggøres på /driftsstatus.

Planlagt vedligeholdelse søges så vidt muligt varslet og lagt uden for normal driftstid. Konkrete servicemål, responstider, supportvilkår og eventuelle kreditordninger fastlægges i hovedkontrakten.

Hver part skal behandle den anden parts fortrolige oplysninger fortroligt og må alene anvende dem til opfyldelse af aftalen. Fortrolige oplysninger omfatter enhver ikke-offentlig information om den anden parts forhold, herunder forretningsmæssige, tekniske og kommercielle oplysninger.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder ikke oplysninger, der er eller bliver offentligt tilgængelige uden den modtagende parts skyld, eller som skal videregives efter lov eller myndighedspåbud. Forpligtelsen består også efter aftalens ophør. Behandling af personoplysninger reguleres særskilt, jf. afsnit 12.

Aftalen løber, indtil den opsiges i overensstemmelse med hovedkontrakten. Bindingsperiode, opsigelsesvarsel og fornyelse fremgår af hovedkontrakten.

Hver part kan ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning ved den anden parts væsentlige misligholdelse, der ikke er afhjulpet senest tredive (30) dage efter skriftligt påkrav.

Ved aftalens ophør stiller Leverandøren en eksport af Kundedata til rådighed i åbne, almindeligt anvendelige formater. Herefter sletter eller anonymiserer Leverandøren Kundedata efter udløbet af eventuelle lovpligtige opbevaringsperioder, jf. databehandleraftalen.

Ingen af parterne er ansvarlig for manglende opfyldelse af aftalen, hvis dette skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol, herunder krig, terror, naturkatastrofer, brand, strømsvigt, nedbrud hos eksterne udbydere, omfattende cyberangreb, arbejdskonflikt eller indgreb fra myndigheder. Den berørte part skal uden ugrundet ophold underrette den anden part og søge at begrænse virkningerne. Varer force majeure-situationen i mere end tres (60) dage, kan hver part opsige aftalen skriftligt uden ansvar.

Leverandøren kan ændre Vilkårene, typisk som følge af regulatoriske krav, ændret praksis eller videreudvikling af Tjenesten. Den til enhver tid gældende version offentliggøres på denne side, og datoen øverst angiver, hvornår Vilkårene senest blev ændret.

Væsentlige ændringer, der har konsekvens for eksisterende kunder, varsles skriftligt, som udgangspunkt pr. e-mail. En ændring af afregningsgrundlaget eller prisen for en eksisterende Kunde varsles mindst tredive (30) dage før, den træder i kraft, og den træder altid i kraft den 1. i en måned. Kunden kan opsige aftalen til ophør, inden ændringen træder i kraft. Fortsat brug af Tjenesten efter en ændrings ikrafttræden anses som accept af de ændrede Vilkår.

I det omfang Leverandøren behandler personoplysninger på vegne af Kunden, sker det som databehandler i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR). Vilkårene for denne behandling fremgår af den separate databehandleraftale og af privatlivspolitikken. Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med Kundens brug af Tjenesten.

Vilkårene og hovedkontrakten er underlagt dansk ret med undtagelse af danske lovvalgsregler, der måtte føre til anvendelse af anden lovgivning. Enhver tvist, der udspringer af eller har forbindelse med Vilkårene, søges først løst i mindelighed. Kan enighed ikke opnås, afgøres tvisten ved de almindelige danske domstole med Retten i Aalborg som første instans, medmindre andet er ufravigeligt fastsat ved lov.